1

Look ma, I’ve made your spreadsheets cool

Сергей Смольников
28 января 2015 года

Очень часто мы используем далеко не все возможности доступных нам инструментов. Два самых ярких примера, которые мне доводилось встречать — это Photoshop, который был установлен с целью поворачивать фотографии на 90 градусов (ни для чего больше он не использовался, правда), и, конечно, Excel, в котором просто составлялись прайс-листы из двух колонок: «Наименование товара» и «Цена за единицу товара». С тех пор, как появились Google Spreadsheets, часть таких прайс-листов стала составляться в них.

Мы часто используем Google Drive и Google Docs для совместной работы — составления технической документации или оценки трудозатрат и стоимости проектов. К таблице Google Spreadsheets можно дать доступ заказчику, и, в случае изменения каких-либо условий, легко и прозрачно вносить изменения. Когда-то давным-давно таблица с оценкой трудозатрат и стоимости состояла из трех колонок на одном листе — «Наименование этапа/работы», «Трудозатраты, ч» и «Стоимость, руб». Значение последней рассчитывалось умножением трудозатрат на часовую ставку определенного разработчика.

Первая версия таблицы оценки

При таком подходе работа с Google Spreadsheets напоминает составление тех самых прайс-листов в Excel, да и к тому же требует помнить часовые ставки разработчиков различных направлений, менеджеров, тестировщиков и т.д. А если в переговорах вы договоритесь об изменении рейтов, то вперед — меняйте их вручную в каждой строке.

Поэтому я решил поработать над таблицей и предоставить менеджерам проектов и менеджерам по развитию бизнеса больше возможностей по управлению данными в ней. Так появилась новая версия таблицы для представления оценки трудозатрат и стоимости (я немного изменил версию таблицы, используемую в нашей компании, чтобы не раскрывать конфиденциальных данных).

Вторая версия таблицы оценки

В ней используется язык запросов, очень похожий на SQL. Причем разные листы документа можно использовать так, как если бы это были отдельные таблицы в реляционной БД. Такие запросы выглядят примерно так: QUERY('Лист'!A:B; "select B where A='значение'"). Чтобы запросить данные с определенного листа, необходимо указать лист и диапазон на нем. В нашем случае это полностью столбцы A и B, но вы можете выбрать ограниченный диапазон, указав левую верхнюю ячейку и правую нижнюю ячейку в качестве границ диапазона — например, A1:B2, чтобы работать с данными только из двух строк и двух столбцов.

Так в документе появился отдельный лист, содержащий рейты специалистов, которые могут быть привлечены к работе над проектом. В некоторых случаях на этом листе можно указать все рейты специалистов, работающих в вашей компании, чтобы предоставить эту информацию заказчику.

Листы документа

Еще один прием, который я применил при создании этой таблицы — это ограничение возможных значений в столбце «Ответственный» (Пункт меню «Данные → Проверка данных»). Этот прием позволяет сделать из обычной ячейки выпадающий список, причем пункты этого списка могут быть также определены на основе данных из любого листа документа.

Проверка данных

Объединив возможность составления запросов с возможностью проверки данных, я добился большего удобства в управлении данными в оценке. Теперь менеджер проекта, участвующий в предпродажной работе, может вместе с командой указывать оценку трудозатрат, а менеджер по развитию бизнеса может управлять актуальными рейтам. Стоимость отдельного этапа работ и полная стоимость разработки проекта будут рассчитаны автоматически.

Чтобы сформировать новый документ с оценкой, можно выбрать пункт меню «Файл → Создать копию» и внести в новую таблицу необходимые данные.

Вы можете использовать доступный пример, чтобы создать еще более удобные инструменты для работы над различными задачами. Если у вас есть аналогичные инструменты или вы знаете, как улучшить такую таблицу, пожалуйста, поделитесь ими в комментариях к этой записи.

Метки: , , , ,

Один коментарий к записи «Look ma, I’ve made your spreadsheets cool»

  1. Кириллов Артем Артем,

    Еще есть такая удобная штука, как «условное форматирование» позволяет согласно содержимому ячейки форматировать её согласно установленным условиям, можно найти множество применений.

    Например можно добавить в таблицу такую переменную, как бюджет и в случае, если он превышен выделять значение каким-либо цветом. Ну и просчитывать кол-во часов, на которое нужно сократить оценку, чтобы уложиться в бюджет.

    А также было бы интересно в этой табличке выводить диаграмму (например круговую), отражающую общее кол-во часов, для наглядного представления куда больше всего уйдет времени и денег.
    Вопрос в том, уместно и нужно ли все написанное мною выше. =)

Ответить на сообщение Артем