В какой-то момент, начав крайне активно пользоваться Gmail как корпоративной почтой, а значит проводить в ней практически все рабочее время, я серьезно задумался над тем, что мне слегка не хватает для удобства текущего функционала. Не то чтобы меня не устраивали возможности почтового клиента, но повысить удобство определенно стоило. С этого начались мои исследования в области возможностей, как основных настроек, так и лаборатории Gmail.
- Ответить всем. Вообще это фактически одна из самых важных кнопок в жизни, для тех, кто постоянно работает с большим количество респондентов. Очень бесит, когда ты пишешь письмо в копии ведущий разработчик, арт-директор, аккаунт-менеджер, а ответ приходит только тебе, в итоге эту же информацию приходится высылать форвардом еще раз. Для того, чтобы избавить себя от этой проблемы достаточно залезть:
Настройки>Общие>Действие по умолчанию: Ответить всем - Участники. Это продолжение первого пункта, полезно когда надо создать новое письмо для того же списка контактов или, например, создать групповую встречу. Чатом я не пользуюсь, для этого есть скайп. Но вот в ситуации, когда надо написать новое письмо, по тому же проекту, но с описанием другой задачи или проблемы – помогает.
Настройки>Общие>Участники: Показать участников - Цепочки писем. Это второй фактор, который позволяет исключить портянки одинаковых писем и общую загаженность папки Входящие. Тут, в принципе, все просто
Настройки>Общие>Цепочки писем: Включить - Автоответчик. Это реально одна из наименее используемых функций, и, непонятно почему, игнорируемых многими людьми. А фактически – крайне полезный инструмент для тех, кто хочет связаться с вами, но не в курсе, что вы в отпуске, на конференции или еще куда-то пропали. Главное, что оно включается и выключается по дате, а в текстовое поле вполне можно вписать контакты того, кто сможет ответить на все вопросы. Главное не забыть его предупредить.
Настройки>Общие>Автоответчик:Включить - Отправить и заархивировать. Если вы сторонник идеологии пустой папки «Входящее», то это определенно musthave функция. Включаете, и у вас появляется рядом с «Отправить», кнопка «Отправить и заархивировать». Жизнь сразу становится проще.
Настройки>Общие>Отправка и архивирование: Показать кнопку «Отправить и архивировать» в ответе. - Ярлыки. Gmail слегка переосмыслил систему «Папок» старого TheBat! и превратил ее в Ярлыки. Они эффективнее, проще к пониманию и как минимум – одно письмо может быть помечено несколькими ярлыками. Включается, что логично, кнопкой Ярлыки в основном меню. В этой же вкладке можно создавать новые ярлыки, а также создавать подчинение нужного вам уровня.
- Фильтры. Естественно после Ярлыков логично упомянуть фильтры. Работа с ними это тот еще адок, но правильно выстроенная фильтрация позволяет не назначать руками ярлыки каждому письму, а сделать это автоматом с помощью фильтров. Я, обычно, фильтрую по почтовому домену, по которому присваиваю проектные ярлыки.
Настройки>Фильтры>Создать новый фильтр - Область просмотра. А самое интересное в конце. Лаборатория Gmail позволяет делать еще более интересные вещи. Первая крутая штука, которая помогает мне в жизни – Область просмотра (Настройки>Лаборатория>Область просмотра). Оно дает возможность просматривать текст письма, не убирая список писем внутри текущей папки. Прямо бесконечно крутая штука. После включения надо сменить тип просмотра
- Отмена отправки письма. Вторая мощная тема. Позволяет отменить отправку письма в течение 3 секунд после нажатия кнопки «Отправить». Спасает от случайного нажатия и отправки не полного письма или еще какой ерунды.
Настройки>Лаборатория>Отмена отправки письма - Другое. Еще в Лаборатории я использую предпросмотр Google Docs, кнопку Отметить как прочитанное и Аватары в чате, просто для красоты. Все это включается там же, в Лаборатории.
В общем, все эти нехитрые приспособления, позволяют сделать работу в Gmail, удобной и даже слегка приятной.